1. Pentingnya Struktur dan Desain Organisasi
Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik organisasi maupun anggotanya. Hal ini tercapai apabila ada penataan tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara tertentu agar tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu menggunakan tipe dan jumlah risorsis dengan tepat (misalnya uang, material, orang) untuk mencapai tujuan. Ini artinya:
Mengorganisasi tugas dalam cara-cara yang paling efisien dan efektif agar tidak ada duplikasi pekerjaan.
Mengkoordinasikan sejumlah aktivitas dari berbagai departemen dan unit untuk mencapai tujuan bersama.
Mengalokasikan kedudukan dan orang agar ada jaminan kalau pekerjaan dapat diselesaikan
Menjelaskan kewenangan, peran, dan tanggung jawab.
Namun struktur dan desain organisasi tidak sekadar suatu sarana (means) untuk menjamin agar berbagai aktivitas dikelola dalam cara yang paling efisien. Struktur organisasi yang efektif juga akan membantu proses perencanaan, pembuatan keputusan, dan meminimalisir konflik diantara berbagai departemen dan fungsi akibat dari adanya ekspektasi kerja yang kadang tidak jelas.
Studi klasik dan manajemen keilmuan (scientific management) berfokus pada “one best way” untuk menata organisasi , teori kontingensi berargumen bahwa tidak ada satu struktur dan desain organisasi yang tepat untuk diterapkan bagi setiap – malahan manajer dituntut untuk tahu dengan jeli struktur mana yang “paling tepat”. Karenanya, manajer perlu memahami bagaimana menciptakan struktur dan desain organisasi sambil mempertimbangkan kemajuan teknologi, kekuatan individual, dan sebagainya. Untuk itu, mereka perlu menganalisa kondisi organisasi dan lingkungannya, menentukan desain terbaik, mengimplementasikan, secara kontinyu memonitor dan mengkaji struktur dan desain agar tetap efektif.
2. Departementalisasi
Departementalisasi merupakan proses penentuan bagian bagian dalam organisasi yang akan bebrtanggungjawab dalam melakukan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi, khusunya dalam prosesdepartementalisasi, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, berdasarkan produk, berdasarkan pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks.
Pendekatan Fungsional
Berdasarkan pendekatan ini, proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi.
Pendekatan Produk
Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi.
Pendekatan Pelanggan
Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karateristik pelanggan yang menjadi sasara pelanggan dari organisasi.
Pendekatan Geografis
penetuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi.
Pendekatan Matriks
Pendekatan departementalisasi terakhir yang diperkenalkan adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya merupaka n proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lain, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun berdasarkan pendekatan lainnya.
3. Model-model disainorganisasi
Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja.
Pada penerapannya,
model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi
Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.
A. Desain Organisasi
Mekanistik.
Proses kepemimpinan
tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
Proses motivasi hanya
menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan
sanksi.
Proses komunikasi
berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung
terganggu tidak akurat.
Proses interaksi
bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan
metode departemental.
Proses pengambilan
keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
Proses penyusun tujuan
dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi
kelompok.
Proses kendali
dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
B. Desain Orgranisasi
Orgranik.
Proses kepemimpinan
mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan
dalam segala persoalan.
Proses motivasi
berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
Proses komunikasi
berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh
orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
Proses interaksi
bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi
tujuan dan metode partemental.
Proses pengambilan
keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
Proses penyusunan
tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang
tinggi dan realistis.
Proses kendali
menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian
diri.
Desain organisasi yang
efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan
manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain
organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.
Desain struktur
subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik dengan cara yang
konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yamg
lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang
lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.
Desain teknik
integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian
bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar
diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.
Sumber: